Toimistotyön tekeminen muualla kuin varsinaisella työnsuorittamispaikalla, eli etätyön tekeminen, on nykyisin hyvin yleistä monella työpaikalla. Etätyöpäivät ovat tavallisia kotimaan työssäolopäiviä ja etätyötä koskevat samat työsuhteen ehdot kuin työpaikalla tehtävässä työssä (kuten työntekovelvoite ja säännöllinen työaika). Mikäli etätyötä tehdään säännöllisesti (esimerkiksi yli kuukauden ajan), olisi tästä hyvä sopia työnantajan ja työntekijän välillä kirjallisesti.
Verotuksen näkökulmasta etätyöhön liittyy erityisesti työntekijän, mutta myös työnantajan kannalta huomioitavia seikkoja. Tässä kirjoituksessa käsitellään kotimaan etätyöhön liittyviä kustannuksia ja niiden vähennysoikeutta työntekijän verotuksessa. Työntekijä voi vähentää henkilökohtaisessa verotuksessa tiettyjä etätyön tekemiseen liittyviä kustannuksia Verohallinnon esittämien ohjeistuksien ja rajoituksien mukaisesti. Tällaisia ovat esimerkiksi menot työhuoneesta, työvälineistä ja tietoliikenneyhteydestä, jotka on esitetty verovuosikohtaisesti Verohallinnon päivittyvissä ohjeissa.
Kirjoituksen toisessa osassa käydään läpi erityisesti huomioitavia seikkoja silloin, kun etätyötä tehdään ulkomailta käsin.
TYÖHUONEVÄHENNYS TAI TYÖHUONEEN TODELLISET KUSTANNUKSET
Kaikkien palkansaajien veroilmoituksella on automaattisesti 750 euron tulonhankkimisvähennys. Mikäli tulonhankkimiseen on tätä enemmän kuluja, voidaan kulut ilmoittaa veroilmoituksella tulonhankkimismenoina. Tällaisia kuluja ovat työhuoneen tai työtilan vuokra- ja lämmityskulut sekä kalusteet (esimerkiksi työpöytä ja -tuoli).
Työntekijä voi saada työhuonevähennyksen, joka lasketaan kaavamaisesti tehtyjen etätyöpäivien mukaan. Kaavamaisen työhuonevähennyksen voi saada, vaikka työnantaja olisi järjestänyt työntekijälle työpaikalla työpisteen tai työhuoneen. Työhuonevähennys kattaa työhuoneen vuokran, kalusteet, valon, sähkön, lämmön ja siivouksen. Jos työntekijä työskentelee yli 50 % kaikista työpäivistä etänä, työhuonevähennyksen määrä on 920 euroa (verovuosi 2022). Mikäli etätöitä tehdään enintään 50 % työpäivien kokonaismäärästä, vähennys on 460 euroa (verovuosi 2022). Jos siis tehtyjen etätyöpäivien perusteella kaavamainen työhuonevähennys on 460 euroa eikä muita tulonhankkimismenoja ole, työhuonevähennystä ei tarvitse hakea, koska verotuksessa myönnetään automaattisesti 750 euron tulonhankkimisvähennys.
Jos etätyötä tehdään kotoa käsin huomattava määrä, voidaan edellä mainitun kaavamaisen työhuonevähennyksen sijaan vähentää työhuoneesta aiheutuneet todelliset kustannukset, eli tässäkin tapauksessa vuokra-, valaistus- ja lämmityskulut sekä kalusteet. Työntekijän on esitettävä selvitys ja tositteet todellisista kuluista Verohallinnon niitä pyytäessä. Näin ollen veroilmoituksella tulee ilmoittaa työhuoneen osalta joko kaavamainen työhuonevähennys tai etätyötilasta aiheutuneet todelliset kulut.
KOTITOIMISTON TYÖVÄLINEET
Jos työntekijä hankkii kotiinsa työkäyttöön tarkoitettuja työvälineitä (esimerkiksi tietokone sekä näyttö ja näppäimet), voi työntekijä vähentää niiden hankinta-, huolto- ja korjausmenot tulonhankkimiskuluina. Tulee huomata, että jos esimerkiksi etätyötä varten hankittujen työvälineiden hankintahinta yhdessä 460 euron työhuonevähennyksen (etätyöpäiviä enintään 50 % kaikista työpäivistä) kanssa jää alle 750 euron, ei tulonhankkimiskuluja ilmoiteta verotuksessa, koska edelleen työntekijä saa automaattisesti kyseisen 750 euron tulonhankkimisvähennyksen.
Myös työnantaja voi hankkia työntekijälle toimistokalusteita ja työvälineitä työntekijän etätöitä varten. Tulee huomata, että kalusteiden ja työvälineiden käypä arvo on työntekijän palkkaa, jonka työnantaja on velvollinen ilmoittamaan tulorekisteriin. Jos taas työntekijä lainaa työnantajalta toimistokalusteita tai työvälineitä, säilyy näiden omistus edelleen työnantajalla eikä työntekijälle synny näin ollen veronalaista etua.
TIETOLIIKENNEYHTEYDET
Työntekijä voi vähentää tulonhankkimismenoina myös itse hankkimansa tietoliikenneyhteyden (verkkoyhteys, esim. laajakaista) kustannukset. Työntekijän itse hankkimasta verkkoyhteydestä vähennysoikeus on 50 %, kun verkkoyhteys on työntekijällä osittain työkäytössä ja 100 %, kun verkkoyhteys on pääasiassa työkäytössä.
Työnantaja voi korvata työntekijän itse hankkiman verkkoyhteyden kustannuksia, mutta tällöin korvaus on työntekijän veronalaista tuloa, josta työnantaja on velvollinen suorittamaan ennakonpidätyksen. Työntekijä voi kuitenkin vähentää verkkoyhteyden työkäytön osuuden, jos kustannus yhdessä muiden tulonhankkimismenojen kanssa ylittää mainitun 750 euroa.
Jos työnantaja hankkii työntekijälle työkäyttöön tarkoitetun verkkoyhteyden, etu on työntekijälle verovapaata sekä työkäytön että yksityiskäytön osalta.
MATKAKUSTANNUSTEN KORVAUKSET
Etätyötä tehdään muualla kuin varsinaisella työpaikalla, eli työnantajan toimipisteen ulkopuolella. Työntekijä voi vähentää asunnon ja varsinaisen työpaikan väliset matkakustannukset verotuksessa niiltä päiviltä, jolloin työntekijä matkustaa työskentelemään työnantajan toimipaikalle. Työntekijä voi vähentää matkakustannuksia verotuksessa halvimman kulkuneuvon mukaan laskettuna, kun omavastuuosuus (750 euroa vuonna 2022 ja 2023) ylittyy. Matkakuluja saa omavastuun jälkeen vähentää enintään 8 400 euroa vuonna 2022 (ja 2023). Maksimivähennyksen saa näin ollen silloin, kun matkakuluja on yhteensä vähintään 9 150 euroa.
Tulee huomata, että asunnon ja työpaikan väliset matkakulujen korvaukset käsitellään työntekijän palkkana, eikä työnantaja voi korvata näitä verovapaasti.
RAVINTOEDUT
Kun työntekijä työskentelee etänä, voi työntekijä käyttää normaalisti työnantajan tarjoamaa ravintoetua, esimerkiksi lounasseteleitä tai muita ruokailuun kohdennettuja maksuvälineitä. Ravintoetua voidaan käyttää normaalisti vain aterioiden maksamiseen.
Haluamme olla avuksi!
Alderilla on kokonaisvaltaista osaamista yrityksiä koskevan verotusasioiden ja juridiikan eri osa-alueilta. Avustamme ja autamme yrityksiä ja yksityishenkilöitä asiakaslähtöisesti löytämään tilanteen kannalta parhaat ratkaisut ottamalla huomioon muuttuvan sääntelyn ja ajankohtaisen oikeuskäytännön.
Miten me voisimme olla sinulle avuksi? Lue lisää palveluistamme.
www.svalner.se
www.atlas.tax
www.alder.fi